Тайм менеджмент

Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

  1. Срочные и важные;
  2. Важные, но не срочные;
  3. Срочные, но не важные;
  4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

  1. Какие дела самые важные и ценные?
  2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
  3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

© Публикуется с любезного разрешения автора

Тайм менеджмент

Анна Мелещенко. Как много времени вы проводите в социальных сетях? Не знаете цифру? Найдите в смартфоне режим энергосбережения, включите его и посмотрите, сколько часов вы провели вы провели в социальных сетях за последние сутки, а еще лучше за неделю. Подробнее…

Глеб Архангельский. В пятницу 27 апреля с 18.30 до 20.30 в Иркутске Глеб Архангельский, основоположник российской школы тайм-менеджмента, проведет открытую встречу, посвященную работе общественного движения Лига «Время». На встрече он расскажет о форматах деятельности Лиги «Время», как и зачем можно подключиться к ее работе. Если вы неравнодушны к тематике тайм-менеджмента, приходите! Подробнее…

Глеб Архангельский. СТАРТУЕТ КОНКУРС ПО ПОЕДАНИЮ ЛЯГУШЕК “Весенняя уборка или моя 21 лягушка”. На протяжении 21 дня вы ежедневно съедаете по одной лягушке и публикуете об этом пост в своих аккаунтах в соцсетях. По прошествии трёх недель поедания лягушек вы оформляете общие выводы и впечатления в отдельном итоговом посте. Подробнее…

Дмитрий Гнездилов. Я впервые узнал о хронометраже из книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В книге описана жизнь советского ученого Любищева А. А. Я был поражен силой воли этого человека и его системой фиксации времени, которая позволяла ему выполнять очень много разнообразных дел. Подробнее…

Тайм менеджмент

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management ) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

В конце XIX века крупный русский физиолог Н.Е. Введенский как-то сказал «Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем».

20-е годы XX века — период развития научной организации труда (НОТ). А. К. Гастев — директор центрального института труда (ЦИТ) развивает идеи о том, что эффективность организации начинается с личной эффективности, в частности эффективного использования времени. Общественное движение борьбы за время привело к созданию Лиги «Время», руководителем которой был П. М. Керженцев. В газетах стали появляться постоянные рубрики «Борьба за время». Лига была закрыта с окончанием НЭПа.

В начале 1970-х годов после издания книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А. А. Любищева — хронометраж как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея — эффективное мышление как основа личной эффективности, хронометраж — инструмент выработки этого мышления.

В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. — МФПА) была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента [1] .

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

  • Анализ.
  • Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.
  • Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).
  • Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
  • Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
  • Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Рабочее время — время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учёта времени нахождения на работе [2] .

  • Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени

Кэ = (Ф — Р)/Ф = 1 — Р/Ф, где Ф — фонд рабочего времени, мин; Р — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

  • Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников

Кп = Пз/Ф, где Пз — потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

  • Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника

Кп = По/Ф, где По — потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

  • Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников

Кол = ОЛ/Ф, где ОЛ — затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т. п.), мин.

Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно-административной работы (Коа) и т. п.

Дефицит рабочего времени — нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т. д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия.

Одним из методов совершенствования управления на предприятии является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам:

  • Отсутствует чёткое расписание работы на текущий день;
  • Секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определённый момент рабочего дня;
  • Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;
  • Из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома;
  • Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;
  • Менеджер постоянно выполняет работу за своих подчинённых, поскольку ему кажется, что он сделает её лучше;
  • Большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой;
  • Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Наиболее характерные причины дефицита времени:

  • Бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации;
  • Несоответствие работника и занимаемой им должности;
  • Неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;
  • Отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);
  • Неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций);
  • Слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, чётко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

  1. При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие;
  2. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;
  3. Для составления хорошего плана с чётким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;
  4. Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;
  5. Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться.

Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учётом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого, недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени специалиста. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учётом обстановки.

Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:

  • Упорядочение заданий;
  • Оценка продолжительности действий;
  • Резервирование времени (в соотношении 60:40);
  • Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;
  • Контроль учёта выполненного.

Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях:

  • Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
  • Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
  • Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования ABC-анализа необходимо следовать следующим правилам:

  • составить список всех будущих задач;
  • систематизировать их по важности и установить очерёдность;
  • пронумеровать эти задачи;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
  • задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
  • задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;
  • задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

  1. срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;
  2. срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;
  3. менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;
  4. менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

Из практики известно, что оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25—30 %, сэкономить время менеджера на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии, транспортных проблем и других непредвиденных факторов.

  • Техника «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путём настройки системы приоритетов и категорий.
  • Техника «Хронометраж» реализуется посредством модуля «Контроль рабочего времени».
  • Метод Парето (закон 80/20): 80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени.
  • Самоменеджмент — это самостоятельная организация сотрудником своего собственного времени [4] .
  • ABC-анализ.
  • Метод «Помидора».

В настоящее время существует множество школ тайм-менеджмента. Классическое обучение проводится по следующим темам:

  • Аудит личной и управленческой эффективности.
  • Определение точки отсчёта для создания собственного плана.
  • Личная миссия как эмоционально мотивирующий фактор.
  • Основы стратегического планирования.
  • Основы тактического планирования (квартал — месяц — неделя — день).
  • Искусство определять приоритеты.
  • Анализ достигнутого. Методики совершенствования процесса достижения целей.
  • Использование инструмента «MindMapping».
  • Основы использования программных продуктов (MS Outlook, MS Project, MyLifeOrganized и др.) для планирования.

Тайм менеджмент

— Лучший совет по тайм-менеджменту — это игнорировать идиотов.

— Отличная цитата. Кто автор?

— Представлять, что их не существует.

— Ну, а кто автор-то?

?— И продолжать делать своё.

Тайм-менеджмент – в переводе с английского означает «управление временем». Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента (“ТМ”) – упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы все важные дела успевать делать. ТМ – это учет и оперативное планирование времени.

От тайм-менеджмента нужно отличать Лайф-менеджмент: упорядочивание времени жизни в целом. Как сделать так, чтобы, прожив всю жизнь, в конце не обнаружить: «Что-то я жил совсем не так. Кажется, у меня были совсем другие планы на жизнь!» – Смотри Лайф-менеджмент

ТМ возник относительно недавно, стал популярен только с 80-х годов XX века, и относительно него до сих пор много мифов и заблуждений. Основные из них: “ТМ касается только работы”, “ТМ нужен только руководителям и менеджерам”, “ТМ хорош в Германии и совсем не подходит к славянскому менталитету”. Конечно, это не так, см.>

Пропагандируя тайм-менеджмент или пытаясь “вставить” его сотрудникам, важно помнить, что эта система понятна не всем и не всеми может быть усвоена. Если человеку по жизни нечем заняться, если его задача куда-то деть время, которое его только тяготит, то он и тайм-менеджмент – две вещи несовместные. Бывает, что можно вставить что-то насильно, но более продуктивно вначале определиться с целями и ценностями: зачем человеку ТМ нужен.

Возможно, вы уже решение приняли и торопитесь к ТМ приступить. Не торопитесь. Освоение ТМ — как подъем на вершину: наверху восхитительно, но те, кто полез без подготовки и не зная маршрута, до вершины не дойдут. А можно и просто сорваться…

  1. Традиционные ошибки новичков и как мне их не повторять. Ох, много этих ошибок… Назовем это: До-ТМ.
  2. Полезные привычки, которые нужно освоить собственно перед ТМ. Это подготовка: Пред-ТМ. По времени, До-ТМ и Пред-ТМ вместе реально уложить в один-два месяца
  3. Теперь, Сам-ТМ: планирование дня. Время на освоение — месяц.
  4. А после этого — Пост-ТМ: совершенствование своей жизни, используя наработанный арсенал ТМ.

Время — вся оставшаяся жизнь.

Тайм-менеджмент для женщин во многом отличается от тайм-менеджмента, который подходит мужчинам. У женщин много чувств, много страхов и тревог, при этом женщинам проще, чем мужчинам, обращаться за помощью к близким и другим окружающим. См.>

Источники:
Тайм-менеджмент: простые способы управления временем
Тайм-менеджмент нужен, чтобы не стать жертвой стресса
http://psyfactor.org/lib/time-management-2.htm
Тайм менеджмент
Сайт посвящен организации времени. Содержит огромное кол-во информации по тематикам: управление временем, тайм-менеджмент и организация труда и многое другое. Подробно описываются инструменты повышения личной эффективности, достижения успеха, для развития фирмы и т.д.
http://www.improvement.ru/
Тайм менеджмент
Управление временем , организация времени , тайм-менеджмент (англ. time management ) — технология организации времени и повышения эффективности его использования. В конце XIX века
https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A3%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%B2%D1%80%D0%B5%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%B5%D0%BC
Тайм менеджмент
Психологос энциклопедия практической психологии
http://www.psychologos.ru/articles/view/taym-menedzhment